"La mise en place ou la modification d'un contrat de protection sociale complémentaire (complémentaire santé, prévoyance, retraite supplémentaire) nécessite le respect d'un formalisme spécifique. À défaut, les risques encourus par l'employeur sont importants.
DÉCISION UNILATÉRALE DE L'EMPLOYEUR
Lorsque l'employeur met en place le régime de protection sociale complémentaire par décision unilatérale de l'employeur, il doit la formaliser par écrit. Celle-ci doit comporter certaines mentions (salariés bénéficiaires, cas de dispense, etc.).
L’employeur doit rédiger précisément ces éléments en tenant compte des nombreuses règles prévues par les textes, notamment en ce qui concerne la détermination des catégories de personnel concernées et les cas de dispense que pourront solliciter les salariés.
S'il existe une convention collective, la décision unilatérale de l'employeur ne peut pas être moins favorable aux salariés.
INFORMATION DES SALARIÉS
L'employeur doit obligatoirement remettre aux salariés les documents suivants et en conserver la preuve :
la notice d'information établie par l'organisme assureur, en vue d'un contentieux avec le salarié.
une copie de la décision unilatérale, en vue d'un contrôle Urssaf ; en cas de contrôle Urssaf, le contrat d'assurance (bulletin d'adhésion) doit également être présenté.
Il faut veiller à accomplir ces formalités pour toute nouvelle embauche, ainsi qu'en cas de modification du régime mis en place. Notamment, la notice doit être remise en cas de changement d'organisme assureur.
RISQUES ENCOURUS
Si l’employeur ne respecte pas les formalités liées à la décision unilatérale de l'employeur et à sa communication aux salariés, l'Urssaf peut procéder à un redressement.
S'il ne remet pas la notice d'information aux salariés, ceux-ci ou leurs ayants-droits peuvent demander des dommages et intérêts qui peuvent s'avérer très lourds lorsque ce manque d'information a empêché le salarié d'obtenir des prestations (notamment garanties décès)."
Source : Fiche Sociale | Juin 2022 - www.infodoc-experts.com
