Le propriétaire est tenu de remettre au locataire un certain nombre de documents lors de la signature du bail et en cours de bail.
Documents annexés au bail pour un logement loué vide et un bail signé depuis juin 2020 :
Documents annexés au bail :
Des documents informatifs sont à remettre au locataire au moment de la signature du bail ou de son renouvellement.
Un dossier de diagnostic technique, qui comprend :
Diagnostic de performance énergétique (DPE)
Constat de risque d'exposition au plomb (CREP) si le logement date d'avant janvier 1949
État des risques et pollutions si le logement est situé dans une zone à risque (inondations, séismes, avalanches, ...)
État de l'installation intérieure de l'électricité si l'installation a plus de 15 ans
État de l'installation intérieure du gaz si l'installation a plus de 15 ans ou si le dernier certificat de conformité a plus de 15 ans
Si le logement est situé dans une zone de bruit définie par un plan d'exposition au bruit des aérodromes, un document comportant l'indication claire et précise de la zone de bruit dans laquelle se trouve le logement.
À savoir Le dossier de diagnostic technique est transmis au locataire par courrier électronique, sauf si le locataire ou le propriétaire s'y oppose.
En remplacement de l'état de l'installation intérieure de l'électricité, le bailleur peut fournir :
un état de l'installation intérieure de l'électricité réalisé depuis moins de 6 ans dans le cadre de la vente du logement
ou une attestation de conformité relative à la mise en conformité ou à la mise en sécurité de l'installation électrique délivrée depuis moins de 6 ans par un organisme agréé. Si l'attestation ne peut pas être fournie, la déclaration de l'organisme agréé.
En remplacement de l'état de l'installation intérieure de gaz, le bailleur peut fournir :
un état de l'installation intérieure du gaz réalisé depuis moins de 6 ans dans le cadre de la vente du logement
ou un état de l'installation intérieure de gaz réalisée depuis moins de 6 ans par un professionnel certifié par un organisme accrédité par le Comité français d'accréditation (Cofrac).
À savoir Le diagnostic amiante n'a pas à être annexé au contrat de location, mais doit être tenu à la disposition du locataire qui en fait la demande.
D'autres documents doivent également être annexés au bail :
Notice informative
État des lieux d'entrée établi lors de la remise des clés et l'état des lieux de sortie réalisé lors de la restitution des clés
Attestation d'assurance contre les risques locatifs que le locataire doit obligatoirement souscrire
Énumération des équipements d'accès aux technologies de l'information et de la communication (câble, TNT, fibre...)
Copie de la convention Anah si le logement loué est conventionné
Copie de la grille de vétusté si le locataire et le propriétaire ont convenu d'en appliquer une
Si le logement est situé dans un immeuble en copropriété, un extrait du règlement de copropriété. L'extrait porte sur la destination de l'immeuble: Correspond à ce pour quoi un immeuble a été construit. Par exemple : usage d'habitation, usage professionnel ou usage mixte (immeuble d'habitation abritant également des locaux professionnels)., la jouissance des parties privatives et communes. Il porte également sur la quote-part: Fraction de la part des parties communes rattachée à un lot (appartement, local commercial, parking, cave...) selon, entre autres, la situation et la superficie de ce lot afférente au logement loué dans chacune des catégories de charges.
Si le logement est situé dans une zone d'habitat indigne, sa mise en location (le renouvellement et la reconduction du bail n'y sont pas soumis) peut nécessiter :
d'obtenir en mairie une autorisation préalable à annexer au contrat de bail
ou de déposer en mairie une déclaration contre récépissé, dont une copie doit être remise au locataire.
Contactez votre mairie pour savoir si le logement à mettre en location est concerné par cette obligation.
Documents annexés au bail pour un logement loué meublé et un bail signé depuis juin 2020 :
Des documents informatifs sont à remettre au locataire au moment de la signature du bail ou de son renouvellement.
Un dossier de diagnostic technique, qui comprend :
Diagnostic de performance énergétique (DPE)
Constat de risque d'exposition au plomb (CREP) si le logement date d'avant janvier 1949
État des risques et pollutions si le logement est situé dans une zone à risque (inondations, séismes, avalanches, ...)
État de l'installation intérieure de l'électricité si l'installation a plus de 15 ans
État de l'installation intérieure du gaz si l'installation a plus de 15 ans ou si le dernier certificat de conformité a plus de 15 ans
Si le logement est situé dans une zone de bruit définie par un plan d'exposition au bruit des aérodromes, un document comportant l'indication claire et précise de la zone de bruit dans laquelle se trouve le logement.
À savoir Le dossier de diagnostic technique est transmis au locataire par courrier électronique, sauf si le locataire ou le propriétaire s'y oppose.
En remplacement de l'état de l'installation intérieure de l'électricité, le bailleur peut fournir :
un état de l'installation intérieure de l'électricité réalisé depuis moins de 6 ans dans le cadre de la vente du logement
ou une attestation de conformité relative à la mise en conformité ou à la mise en sécurité de l'installation électrique délivrée depuis moins de 6 ans par un organisme agréé. Si l'attestation ne peut pas être fournie, la déclaration de l'organisme agréé.
En remplacement de l'état de l'installation intérieure de gaz, le bailleur peut fournir :
un état de l'installation intérieure du gaz réalisé depuis moins de 6 ans dans le cadre de la vente du logement
ou un état de l'installation intérieure de gaz réalisée depuis moins de 6 ans par un professionnel certifié par un organisme accrédité par le Comité français d'accréditation (Cofrac).
À savoir Le diagnostic amiante n'a pas à être annexé au contrat de location, mais doit être tenu à la disposition du locataire qui en fait la demande.
D'autres documents doivent également être annexés au bail :
Notice d'information à destination du locataire
État des lieux établi lors de la remise des clés
Inventaire et un état détaillé du mobilier
Copie de la grille de vétusté choisie si le locataire et le bailleur ont convenu d'appliquer une grille de vétusté
Extrait du règlement de copropriété si le logement est situé dans une copropriété
À noter L'extrait porte sur la destination de l'immeuble, la jouissance des parties privatives et communes ainsi que sur la quote-part afférente au logement loué dans chacune des catégories de charges.
Si le logement est situé dans une zone d'habitat indigne, sa mise en location (le renouvellement et la reconduction du bail n'y sont pas soumis) peut nécessiter (renseignez-vous auprès de la mairie) :
l'obtention d'une autorisation préalable à annexer au contrat de bail
ou le dépôt d'une déclaration contre récépissé, dont une copie doit être remise au locataire.
Quittances de loyer :
Toute clause du bail prévoyant des frais pour l'établissement ou la remise d'une quittance de loyer doit être considérée comme non écrite.
Pour chaque loyer réglé, le propriétaire (ou son représentant) doit transmettre gratuitement une quittance de loyer au locataire qui lui en a fait la demande.
La quittance détaille les sommes versées par le locataire, en distinguant le loyer et les charges.
Avec l'accord du locataire, le propriétaire (ou son représentant) peut transmettre la quittance par mail.
Justificatifs de charges :
Le bail peut prévoir le paiement des charges soit au réel, soit au forfait
Paiement des charges "au réel"
Si le bail prévoit le paiement des charges au réel (et non pas au forfait), le propriétaire doit remettre au locataire qui en fait la demande les justificatifs des charges qu'il lui impute.
Les charges récupérables auprès du locataire doivent être listées au sein du bail.
En pratique et pour prévenir tout litige, il est souhaitable de se référer à la liste des charges locatives applicables aux logements vides relevant du secteur privé.
Paiement des charges "au forfait"
Si le bail prévoit un forfait de charges, son montant est établi sur la base de la liste des charges locatives. Ce montant ne doit pas être manifestement disproportionné à la réalité.
Il peut être révisé chaque année dans les mêmes conditions que le loyer, c'est-à-dire en fonction de la variation annuelle de l'IRL.
Le système du forfait ne permet pas de procéder à des régularisations ou compléments ultérieurs.
Si le bail prévoit la récupération des charges locatives au réel, le propriétaire qui procède à une régularisation annuelle des charges doit la justifier.
La régularisation annuelle doit comparer le total des provisions versées par les locataires avec les dépenses effectives engagées par le propriétaire pendant l'année.
Si les provisions sont supérieures aux dépenses réelles, le propriétaire doit reverser le trop-perçu au locataire et, dans le cas contraire, demander un complément.
Le montant des charges récupérées par le propriétaire doit être justifié par la communication :
de résultats antérieurs arrêtés lors de la précédente régularisation de charges,
du budget prévisionnel si le logement est situé dans un immeuble en copropriété.
Un mois avant la régularisation annuelle envisagée, le propriétaire doit en outre communiquer au locataire :
le décompte des charges locatives par nature de charges (électricité, eau chaude, eau froide, ascenseur...),
le mode de répartition entre les locataires si le logement est situé dans un immeuble en copropriété,
et une note d'information sur les conditions de chauffage et de production d'eau chaude sanitaire collectifs.
Le propriétaire doit tenir à la disposition du locataire l'ensemble de ces pièces pendant les 6 mois suivant l'envoi du décompte,
Si la régularisation n'a pas été effectuée avant le 31 décembre de l'année qui suit l'année où elles sont exigibles, le locataire peut exiger un paiement échelonné sur 12 mois."
Source : https://www.service-public.fr - Vérifié le 02 juin 2020 - Direction de l'information légale et administrative (Premier ministre)
Textes de loi et références
Loi n°89-462 du 6 juillet 1989 sur les rapports locatifs : article 3Logement vide ou meublé : surface habitable, règlement de copropriété, loyer (du précédant locataire, de référence), notice d'information
Loi n°89-462 du 6 juillet 1989 relative aux rapports locatifs : article 3-3Logement vide ou meublé : dossier de diagnostic
Décret n°2016-1104 du 11 août 2016 relatif à l'état de l'installation intérieure de gaz dans les logements en locationLogement vide ou meublé : diagnostic gaz
Décret n°2016-1105 du 11 août 2016 relatif à l'état de l'installation intérieure d'électricité dans les logements en locationLogement vide ou meublé : diagnostic électricité
Loi n°89-462 du 6 juillet 1989 sur les rapports locatifs : article 21Logement vide ou meublé : quittance de loyer
Loi n°89-462 du 6 juillet 1989 sur les rapports locatifs : article 23Logement vide : justificatifs de charges
Loi n°89-462 du 6 juillet 1989 relative aux rapports locatifs : article 23-1Logement vide : travaux d'économies d'énergie
Décret n°2009-1439 du 23 novembre 2009 relatif à la contribution du locataire au partage des économies de charges issues des travaux d'économie d'énergieLogement vide
Code de la santé publique : articles R1334-29-4 à R1334-29-7Logement vide ou meublé : diagnostic amiante
Décret n°2016-382 du 30 mars 2016 sur l'établissement de l'état des lieux et la prise en compte de la vétusté des logements loués à usage de résidence principaleGrille de vétusté
Arrêté du 29 mai 2015 relatif au contenu de la notice d'information annexée aux contrats de location de logement à usage de résidence principaleLogement vide ou meublé : notice d'information
Loi n°89-462 du 6 juillet 1989 relative aux rapports locatifs : article 25-10Logement meublé : règlement des charges (réel ou forfait)
Arrêté du 13 décembre 2017 sur la notice d'information relative aux obligations du bailleur et voies de recours et d'indemnisation du locataireLogement vide : congé pour vendre ou habiter
