Les employeurs ont un certain nombre d’obligations à respecter en matière de congés payés, le principe étant que les congés doivent être pris chaque année. Afin de permettre aux salariés de prendre leurs congés, l’employeur doit d’abord fixer la période de congés payés puis les dates de congés.
Obligations à l'égard des représentants du personnel
En l’absence de disposition de la convention collective ou d’un accord d’entreprise, s’il existe un comité social et économique (CSE) dans l’entreprise (obligatoire à partir de 11 salariés), l’employeur doit préalablement recueillir son avis pour fixer la période des congés ainsi que l’ordre des départs en congé. À défaut, une amende est encourue.
Obligations à l'égard des salariés
L'employeur doit informer les salariés de la période retenue pour la prise des congés payés et ce au moins deux mois avant son ouverture. En outre, il doit également leur communiquer les dates de départ en congés au moins un mois avant leur départ effectif.
La période de prise des congés payés peut s'étendre ou non sur toute l'année. Dans tous les cas, elle comprend obligatoirement la période légale du 1er mai au 31 octobre.
Si la période légale est retenue (1er mai - 31 octobre), l'employeur doit informer les salariés avant le 1er mars.
Organisation des départs en congés payés
L'employeur doit veiller à ce que les salariés bénéficient en continu d'au moins 12 jours ouvrables en continus et d'au maximum 24 jours ouvrables sur la période minimale de prise.
L’employeur communique à chacun au moins un mois à l’avance, les dates et l'ordre des départs en congé.
En pratique, le salarié indique à l’employeur les dates de congés qu’il souhaite poser (via un espace dématérialisé, un formulaire…).
L'employeur ne peut pas changer les dates de congés du salarié moins d'un mois avant le départ, sauf circonstances exceptionnelles.
L’employeur peut aussi, à certaines conditions, imposer les dates de congés, en décidant de la fermeture de l’entreprise à une période déterminée.
Obligation de prendre des congés
L’employeur doit veiller à ce que les salariés prennent leurs congés. Le non-respect de cette obligation, qui s’inscrit dans le cadre de l'obligation de veiller à la santé et à la sécurité des salariés, peut être sévèrement sanctionnée. Les congés doivent être soldés avant le début de la nouvelle période d'acquisition, soit en pratique, avant le 1er juin.
L’employeur ne peut pas substituer la prise effective des congés par une indemnité compensatrice, sauf en cas de rupture du contrat de travail."