"La déclaration préalable à l’embauche (DPAE) est obligatoire.
Elle permet aux Urssaf ou à la Msa d’effectuer en une seule fois, et auprès d’un interlocuteur unique, plusieurs formalités liées à l’embauche :
immatriculation en qualité d’employeur au régime général de la Sécurité sociale lorsqu’il s’agit de l’embauche du premier salarié;
immatriculation du salarié à la Cpam ;
affiliation de l’employeur auprès du régime d’assurance chômage;
demande d’adhésion à un service de santé au travail;
demande de visite d'information et de prévention ou d'examen médical d'aptitude à l'embauche ;
affiliation des salariés agricoles aux institutions de retraite complémentaire et de prévoyance).
EMPLOYEURS CONCERNÉS
Tous les employeurs de droit privé.
FORMALITÉS
La déclaration doit être adressée à l’Urssaf ou à la Msa avant la prise de fonction ou le début de la période d’essai, et au plus tôt dans les 8 jours précédant la date prévisible de l’embauche.
La déclaration est opérée:
▪ par Internet : sur le portail Net-entreprises.fr ou par saisie en ligne d’un formulaire ou par dépôt de fichier issu du logiciel de paie ; ▪ ou par télécopie ou courrier recommandé avec accusé de réception auprès de l’Urssaf ou de la Msa.
POINTS DE VIGILANCE
• Sanctions spécifiques
Les sanctions encourues en cas de défaut d’établissement de la DPAE sont une contravention de 5ème classe (1 500 €) et une pénalité égale à 300 fois le minimum garanti (art. L 1221-11 C. tr.);
• Dommages et intérêts
Le salarié peut obtenir des dommages-intérêts en réparation du préjudice subi par l’absence d’affiliation au régime général (Cass. soc. 13 février 1991, n° 87-40893), s’il prouve un préjudice particulier ;
• Travail dissimulé (en cas d’omission volontaire)
L'employeur qui n’effectue pas, ou tardivement, la déclaration préalable à l'embauche de manière intentionnelle (Cass. crim. 28 janvier 2014 n° 12-85251) se rend coupable du délit de travail dissimulé, qui est une forme de travail illégal. De nombreuses sanctions sont prévues par la réglementation (3 ans d'emprisonnement, 45 000 € d'amende, annulation totale ou partielle des exonérations ou réductions de charges sociales, fermeture de l’établissement…).
L'employeur ne peut pas se dispenser de l’obligation de déclaration préalable à l’embauche par la production de la déclaration annuelle d'activité des salariés mentionnant la date exacte d'embauche (Cass. crim. 28 mars 2017, n° 15-86985).
• Protection sociale du salarié
La déclaration ne dispense pas le salarié de contacter la caisse d'assurance maladie de son lieu de résidence pour la bonne gestion de son dossier (ameli.fr ou 3646)."
OUTILS LIÉS
• Portail net-entreprises http://www.net-entreprises.fr • Formulaire de saisie en ligne https://www.due.urssaf.fr/declarant/index.jsf
TEXTES DE RÉFÉRENCE
• Articles L 1221-10 à L 1221-12-1 du Code du travail • Articles R 1221-1 et suivants du Code du travail • Article L 8221-5 du Code du travail